Automatické odpovědi a pravidla v Office365

Zde si ukážeme, jak nastavit automatické odpovědi, případně nastavení podmínek pro zpracování zpráv (např. řazení do složek).

Pokud používáte Outlook, je to jednoduché - vše, co si nastavíte v Outlooku, je uloženo na server a bude fungovat, i když Outlook zavřete a PC vypnete.

Pokud však používáte jiný poštovní program, např. Thunderbird, případně pokud chcete mít jistotu v tom, jak je to na serveru nastavené, použijte tento postup.

1. Otevřte webovou stránku https://outlook.office.com/mail  Bude potřeba se přihlásit Vašim emailem a heslem.

2. V pravém horním rohu najdete pás s ikonami - klikněte na ozubené kolečko.



3. Otevře se okno se všemi možnostmi. V prvním sloupečku by měla být vybrána "pošta" a v druhém sloupečku si zvolte "Automatické odpovědi" - případně "Pravidla", pokud chcete nastavovat pravidla zpracování zpráv.


4. Pokud si vyberete "Pravidla", postupujte podle průvodce pravidly. Detailní popis je poněkud nad rámec této stránky. Upozorním však na dvě věci:

• Pravidla se zpracovávají v uvedeném pořadí. Proto jsou po stranách šipky na posun pravidla nahoru/dolů
• Pokud máte v pravidle "Nezpracovávat další", pak, pokud pravidlo vyhovuje, je také posledním. Další se zpracovávat nebudou. V opačném případě se jde na další pravidlo, další, atd. - zpráva tak může projít více pravidly a to je potřeba mít na paměti.
  

5. U automatické odpovědi uvidíte, zda je aktivní či neaktivní (přepínač). Pokud je neaktivní, klikněte na přepínač a objeví se okno s nastavním:

• Zaškrtněte "Posílat odpovědi jenom během určitého časového období"
  Tato volba automaticky posílání odpovědí zastaví po nastaveném koncovém čase - ideální např. na odpověď při dovolené. Nemusíte se pak starat o vypnutí, vypne se zamo.
  
  
• Automatická odpověď se dělí na dva bloky
• V rámci Vaší firmy = odpověď je odeslána, pokud Vám příjde mail z vnitřní firemní adresy (= od kolegů)
• Mimo Vaši organizaci = odpověď je odeslána všem, kteří nejsou z Vaší firmy. U této volby si pak ještě můžete "pohrát" s nastavním, kterým odesilatelům se má odpověď poslat.
• Je nutné vyplnit oba bloky - buď stejným textem (Ctrl-C/V), nebo v bloku pro odpověď uvnitř firmy můžete mít méně formální text.
  

• Další zaškrtávátka jsou jasná už ze svého popisu.
  
  
• Pak už jen stisk "Uložit".