Optimalizace IT

Základem každé optimalizace je analýza aktuálního stavu. Je nutné pochopit potřeby a provoz zákazníka, z aktuálního stavu a využívání IT vyhodnotit rezervy a rizika, a teprve potom, při diskusi s majitelem, něco doporučit.

 

Jedna věc je jednorázová optimalizace, druhá věc je optimální stav udržet.

K úsporám, a nevyhazování peněz skrze IT, vede jediná cesta:  Mluvte s Vaším IT-specialistou

Diskutujte s ním Vaše plány a potřeby firmy. Informujte ho o maximálních rozpočtech, které pro IT máte k dispozici. Plánujte, diskutujte o možnostech. Je nutné vědět, co považujete pro svou firmu za klíčové a co naopak za zbytečné. Nezáleží na tom, zda je to Váš zaměstnanec, nebo externí firma. Kvalita práce specialisty je přímo úměrná kvalitě a množství informací, ze kterých vychází. Pokud k tomu nemáte ke specialistovi dostatek důvěry, vyzkoušejte si ho a dejte mu tak šanci, aby si vaši důvěru získal. Na informační bariéře plynoucí z nedůvěry neprodělá IT specialista, ale Vy. Je to tvrdé, ale je to tak.

Pokud Váš specialista nezvládá ekonomické a provozní aspekty, případně si nezíská Vaši důvěru, tak ho vyměňte, nebo se smiřte s vyššími provozními a investičními náklady. Chápu, že taková rozhodnutí nejsou jednoduchá a příjemná (obzvlášť když je specialista váš známý), ale jde o Vaši firmu a Vaše peníze.

Příklad: Představte si, že vám dosluhuje server. Jak chcete po IT specialistovi, aby navrhnul co nejptimálnější řešení (poměr cena/výkon), když neví, že např. uvažujete otevřít další pobočku - třeba za rok? Zcela nutně se tak sám dostanete do situace, že budete muset koupit druhý server. Jednak to bude o polovinu dražší a navíc procesy mezi servery nebudou tak optimální, jak by to šlo navrhnout rok předem, mít ty informace. Bude Vás to stát více a s menším efektem.

 

Paradoxy v IT

1) Přestože si nikdo nenechá vrtat zub špičkovým kardiologem (taky lékař), návrh IT provozu firmy či instalaci serveru mnohdy dělá např. grafik, který si přece umí nainstalovat PC a všechny ty složité programy...

2) Více než kde jinde v IT platí, že nikdy není čas a peníze to udělat pořádně, ale vždycky jsou peníze a čas to udělat znovu.

3) Přestože je dnes IT "mozkem" většiny firem, míra koncepčnosti rozvoje IT je mizivá. Vše se řeší ad-hock a podle toho pak vypadá jednak nákladovost, ale hlavně každou chvíli něco nefunguje.

 

To vede k tomu, že firmy zbytečně vyhazují spousty peněz za něco, co ve výsledku pořádně nefunguje. Což, pochopitelně, otráví každého a logicky klesá ochota koncepčních investic. A tím kruh se uzavírá.

 

Jsou tyto paradoxy jen v IT ?

Předpokládám, že to není jen v IT, protože hlavní příčinou je přirozená snaha ušetřit.

V IT to má jen řádově vyšší dopady. Když Vám někdo zpacká např. překlad textu, nemá to zdaleka takový dopad na provoz, jako když někdo zpacká server a firma se jen kvůli špatné koncepci na tři dny zastaví.

Aby k tomu nedocházelo, je dobré si uvědomit příčiny. Dle mého názoru jsou tři hlavní:

a) výrobci hardware svou snahou přesvědčit zákazníky, že zprovoznit to umí i "cvičená opice". Málokdo si uvědomuje, že tato automatizace směřuje k domácím uživatelům. Výsledkem je nesourodost, nedotažené konfigurace a místo pořádného nastavení se pořizuje další zbytečnost. Už jsem viděl i k routeru s WiFi píchnutý WiFi AP jen proto, že uživatel neuměl na routeru Wifi nastavit a ten druhý AP se "chytil" sám... A že takto nebyl zabezpečený ? Byl přece za bezpečným firewallem routeru... Lze říci jediné: skvělý marketing :-)

b) kamarád většinou neradí KDO to u nich úspěšně řešil, ale JAK to u nich řešil. A protože vidí jen úzký výsek (a jen z pohledu svých, nikoli vašich, potřeb), mnohdy smíchá jablka s hruškami, ale odpovědnost nenese - on přece "jen" poradil.

c) návrhy, co je pro Vás nejlepší, přicházejí od obchodních zástupců. Mají naučené jak prodat (a umí to), ale problematice nerozumí. Nyní prodávají tiskárny, předtím prodávaly pojistky a ještě předtím auta. Jejich cílem je provize, nikoli zda to skutečně potřebujete. Proto perfektně umí vysvětlit, že se bez jejich produktu neobejdete a že je div, že bez něj ještě vůbec existujete.

 

Jak z toho ven ?

Neexistuje univerzální řešení, jak optimalizovat IT. Každá firma je jiná.

Aspektů, kdy pouze vhodná reorganizace práce může firmě výrazně uspořit peníze, je mnoho a jsou vysoce individuální.

Proto se předně snažím pochopit provoz a potřeby zákazníka. To je pro mě klíčové a důležité.

Teprve potom jsem schopen ku prospěchu zákazníka uplatit všechny své zkušenosti a znalosti.

 

Mnohokrát jsem pak od majitele firmy slyšel "to je jasný, to mě mohlo také napadnout".

Důvodem je, že majitel firmy nemá patřičný "odstup" od své firmy a nevnímá, že to, co bylo optimální před 3-5 lety už není optimální dnes. Nemá k tomu totiž průběžně dost aktuálních informací z oboru IT v celé šiři jejich návazností. A to se není co divit, IT není jeho obor, ale pouze nástroj pro jeho vlastní business.

 

Věřte, že slyšet od zákazníka "jste nejlepší, jsme moc rádi, že Vás máme", nebo "děkujeme, právě jste nám ušetřil 80.000,-", to je ta nejlepší motivace k další práci a potvrzení, že jdu správným směrem.